Databehandleraftale

1. Parter og anvendelse

Denne databehandleraftale (”aftalen”) indgås mellem den kunde, der abonnerer på ADD SmartDrift Pro (”den dataansvarlige”), og ADD SmartDrift ApS, CVR 46761898, Lynæs Søpark 49, 3390 Hundested (”databehandleren”).

Aftalen er en integreret del af kundens abonnement og gælder, når databehandleren behandler personoplysninger på den dataansvarliges vegne. Den har forrang ved modstrid om behandling af personoplysninger.

2. Genstand, varighed og formål

Behandlingen sker for at levere, drifte, sikre, sikkerhedskopiere og supportere ADD SmartDrift Pro og de funktioner, kunden vælger. Behandlingen varer, så længe abonnementet eller anden aftale består, samt i en begrænset afviklings- og sletteperiode.

Behandlingen omfatter indsamling, registrering, strukturering, opbevaring, tilpasning, søgning, brug, overførsel efter instruks, backup, gendannelse, begrænsning og sletning.

3. Oplysninger og registrerede

4. Instruks

Databehandleren behandler kun personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, herunder denne aftale, kundens konfiguration og brugerhandlinger. Hvis en instruks efter vores vurdering strider mod databeskyttelsesreglerne, underretter vi kunden og kan suspendere den berørte behandling, indtil forholdet er afklaret.

5. Fortrolighed og adgang

Personer med adgang er underlagt fortrolighed og får kun den adgang, deres opgaver kræver. Administrative roller, tenant-adskillelse og tidsbegrænset, samtykket fjernsupport anvendes til at begrænse adgang. Hemmelige integrationsoplysninger vises ikke til almindelige brugere eller support.

6. Sikkerhedsforanstaltninger

• HTTPS/TLS under transport og relevante krypteringsmekanismer ved opbevaring.
• Stærk hashing af adgangskoder og særskilt kryptering af integrationshemmeligheder.
• Servervalideret login, roller, adgangskontrol, rate limits og revisionsspor.
• Logisk adskillelse af kunders data og validering af virksomhedskontekst.
• Krypterede automatiske backups med fast rotation og gendannelsestest.
• Opdatering af afhængigheder, fejlovervågning og procedurer for hændelseshåndtering.

Foranstaltningerne tilpasses løbende risikoen, den tekniske udvikling og tjenestens art.

7. Underdatabehandlere

Kunden giver generel skriftlig godkendelse til brug af underdatabehandlere, der er nødvendige for tjenesten. Kunden informeres om væsentlige nye underdatabehandlere og kan gøre saglig indsigelse.

8. Overførsler til tredjelande

Behandling uden for EU/EØS må kun ske på et gyldigt overførselsgrundlag. Hvor en tilstrækkelighedsafgørelse ikke gælder, anvendes normalt EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser og relevante supplerende foranstaltninger.

9. Bistand til den dataansvarlige

Vi bistår, under hensyn til behandlingens karakter og tilgængelige oplysninger, med registreredes rettigheder, risikovurderinger, konsekvensanalyser, myndighedsdialog og dokumentation af sikkerhed. Platformen indeholder funktioner til dataeksport og sletteanmodninger. Ekstraordinært arbejde kan faktureres efter aftale, hvis det ikke skyldes vores misligholdelse.

10. Brud på persondatasikkerheden

Vi underretter kunden uden unødig forsinkelse efter at være blevet bekendt med et brud, der berører kundens data. Underretningen beskriver, når oplysningerne foreligger, hændelsens karakter, berørte kategorier, sandsynlige konsekvenser og iværksatte eller foreslåede foranstaltninger.

11. Sletning og tilbagelevering

Ved ophør kan kunden eksportere sine data. Efter ophør sletter eller anonymiserer vi personoplysninger efter kundens valg og gældende opbevaringsregler, medmindre lov kræver fortsat opbevaring. Kopier i backups slettes ved normal, dokumenteret rotation og beskyttes indtil da mod almindelig anvendelse.

12. Kontrol og revision

Vi stiller nødvendige oplysninger til rådighed for at påvise overholdelse af artikel 28. Kunden kan med rimeligt varsel anmode om relevant dokumentation eller revision. Revision skal tage hensyn til andre kunders fortrolighed, sikkerhed og driften og må som udgangspunkt højst ske én gang årligt, medmindre en hændelse eller myndighed kræver andet.

13. Ansvar, varighed og ændringer

Ansvar følger hovedaftalen og ufravigelig databeskyttelsesret. Aftalen gælder, så længe vi behandler personoplysninger på kundens vegne. Nødvendige ændringer varsles, og en væsentlig forringelse af databeskyttelsen giver kunden ret til at gøre indsigelse.

14. Kontakt