Privatlivs- og cookiepolitik

1. Dataansvarlig og databehandler

ADD SmartDrift ApS, CVR 46761898, Lynæs Søpark 49, 3390 Hundested, er dataansvarlig for oplysninger om egne kunder, kontaktpersoner, fakturering, sikkerhed og brug af tjenesten.

Når en kunde anvender platformen til oplysninger om sine medarbejdere, kunder og leverandører, er kunden normalt dataansvarlig, og ADD SmartDrift er databehandler. Dette er reguleret af vores databehandleraftale.

2. Oplysninger vi behandler

• Konto og virksomhed: navn, e-mail, telefon, rolle, virksomhed, CVR, adresse og abonnementsoplysninger.
• Driftsdata: kunder, tilbud, sager, medarbejderoplysninger, tid, materialer, dokumenter, fakturaer og beskeder, som kunden vælger at registrere.
• Betaling og bogføring: fakturaoplysninger, betalingsstatus, valgte udbydere og krypterede integrationsoplysninger. Fulde kortoplysninger opbevares af betalingsudbyderen, ikke af os.
• Tekniske data: sessionsoplysninger, IP-adresse, enheds- og browseroplysninger, hændelses-, sikkerheds- og fejllogs.
• Support og AI: spørgsmål, filer eller billeder, som brugeren aktivt sender til support eller AI-funktioner, samt nødvendige svar- og forbrugsdata.

3. Formål og behandlingsgrundlag

4. AI-funktioner

AI aktiveres af brugeren til eksempelvis support, dokument- og billedanalyse, udkast til tilbud og operationel assistance. AI-svar er forslag og kræver menneskelig kontrol før udsendelse, bogføring eller anden handling.

Vi anvender ikke kunders data til at træne vores egne generelle AI-modeller. Når en ekstern AI-underleverandør anvendes, sendes kun de oplysninger, der er nødvendige for den konkrete anmodning, efter gældende databehandler- og overførselsvilkår.

5. Modtagere og underdatabehandlere

Vi deler kun oplysninger, når det er nødvendigt for at levere tjenesten, efter kundens instruktion eller for at overholde loven. Kategorier omfatter hosting og database, krypteret backup, drifts- og fejlmonitorering, e-mail, AI, betaling samt de integrationsudbydere kunden selv forbinder.

De væsentligste tekniske leverandører kan omfatte Render, Hetzner, OpenAI, Sentry, Resend og kundens valgte betalings-, mail- og regnskabsudbydere. Aktuelle kategorier og forpligtelser fremgår også af databehandleraftalen.

6. Overførsel uden for EU/EØS

Vi vælger så vidt muligt EU/EØS-regioner. Hvis en leverandør behandler data uden for EU/EØS, anvendes et gyldigt overførselsgrundlag, eksempelvis EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, samt relevante supplerende sikkerhedsforanstaltninger.

7. Sikkerhed

• Krypteret transport via HTTPS/TLS.
• Adgangskontrol, brugerroller og servervaliderede sessioner.
• Adgangskoder lagres som stærke hashes; integrationshemmeligheder krypteres separat.
• Tenant-adskillelse, rate limits, sikkerheds- og aktivitetslogning.
• Krypterede, automatiske backups med gendannelsestest og trindelt opbevaring.
• Tidsbegrænset fjernsupport kræver udtrykkeligt samtykke og kan tilbagekaldes.

8. Opbevaring og sletning

Konto- og driftsdata opbevares, mens kundeforholdet er aktivt, og derefter kun så længe det er nødvendigt for dokumentation, tvister eller lovkrav. Regnskabsmateriale kan opbevares i den lovpligtige periode.

Sikkerheds- og samtykkelogs har begrænset opbevaring; webhookhændelser ryddes efter højst to år. Backuphistorikken følger som standard 90 daglige, 52 ugentlige og 36 månedlige krypterede kopier. Slettede data forsvinder fra backups ved normal rotation.

9. Cookies og lokal lagring

Platformen bruger nødvendige cookies og browserlagring til login, sikkerhed, sprog, tema og valgte indstillinger. Vi anvender ikke tredjeparts marketingcookies. Nødvendig lagring kan ikke fravælges, når tjenesten skal fungere sikkert.

10. Dine rettigheder

Du kan efter databeskyttelsesreglerne have ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet og indsigelse. I platformen kan en bruger åbne ”Mine data & GDPR” for dataeksport eller sletteanmodning. Hvis din arbejdsgiver eller en anden kunde er dataansvarlig, skal anmodningen normalt rettes til denne kunde.

Du kan klage til Datatilsynet, datatilsynet.dk.

11. Kontakt